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Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ab 25 Mai 2018

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Ab 25 Mai 2018
 Von Raphael Witte

Die Nutzung von Facebook, Youtube, Google, das Abonnieren von Newslettern, der Kauf bei Amazon, der Besuch von Webseiten und Foren – wir alle hinterlassen zahlreiche Spuren im Internet. Auch in der offline Welt teilen wir unsere personenbezogenen Daten, z.B. wenn wir diese bei einem Dienstleister angeben.

Was mit unseren Daten im später passiert kann im Detail kaum geprüft werden. In Europa gelten bisher unterschiedliche Rahmenbedingungen und Gesetze für den Datenschutz im jeweiligen Land.

Ab dem 25. Mai 2018 wird – mit der allgemeinen Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) – der Datenschutz in Europa länderübergreifend vereinheitlicht. Die sogenannte DSGVO betrifft Unternehmen, die personenbezogene Daten erfassen und bearbeiten und somit auch jede Tierarztpraxis.

Bis heute fühlt sich der überwiegende Teil der Praxisinhaber oder Verantwortlichen unzureichend bis gar nicht auf die DSGVO vorbereitet. Nach meiner Erfahrung stimmt das tatsächlich auch. Dies betrifft im Grunde den großen Teil aller Klein- und Mittelständischen Unternehmer.

Die Verantwortung für den Datenschutz liegt beim Praxisinhaber, sofern die Praxis nicht über einen eigenen Datenschutzbeauftragten verfügt. Bei der Umsetzung der jeweiligen Maßnahmen ist allerdings nicht nur der Praxisinhaber betroffen, sondern das gesamte Team der Praxis. Was bedeutet die Einführung der DSGVO für das Praxisteam genau?

Nicht zwischen Zwölf und Mittag umzusetzen – umfangreiche Anforderungen – auch für Tierarztpraxen

 

Die Anforderungen der DSGVO sind sehr komplex und betreffen zahlreiche Bereiche und Prozesse der Praxis. Speziell sind es die, bei denen personenbezogene Daten on- und offline bearbeitet, verwaltet und mit Dritten geteilt werden.

Nicht ohne Grund benötigen Tierarztpraxen ab 10 Personen (die Zugriff auf die Praxissoftware haben) ab dem 25. Mai einen eigenen Datenschutzbeauftragten. Dieser muss dem Datenschutzbeauftragten im jeweiligen Bundesland gemeldet werden.

Für alle Praxen mit weniger als zehn Personen ist der Praxisinhaber gefordert, denn dieser ist dann der sogenannte „Verantwortliche für den Datenschutz“. Die Anforderungen an die Umsetzung der DSGVO sind in beiden Fällen identisch. Realistisch können diese nur Stück für Stück und beharrlich abgearbeitet werden. Das Thema DSGVO ist somit nichts was in wenigen Tagen so „Nebenher“ erledigt werden kann.

 

First things first: Die Erfassung personenbezogener Daten in der Tierarztpraxis an der Anmeldung

 

Die Aufnahme von neuen Kunden steht am Anfang der Nutzung personenbezogener Daten und ist typischerweise eine Aufgabe für die Anmeldung. Worauf ist bei diesem ersten wichtigen Schritt ab sofort konkret zu achten?

Ein wichtiger Aspekt der der DSGVO betrifft die umfangreichen Informations- und Kommunikationspflichten bei der Erhebung von personenbezogenen Daten bei der „betroffenen Person“ (in der Tierarztpraxis der Tierhalter).

Dabei sind, zum Zeitpunkt der Erhebung dieser Daten, verschiedene Informationen zwingend mitzuteilen. Wichtig dabei ist es, zweifelsfrei nachweisen zu können, dass die „betroffene Person“ in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat (Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

Dies bedeutet, dass Tierhalter in dem Moment bei dem sie ihre persönlichen Daten wie Adresse, Telefonnummer und meist die E-Mail-Adresse angeben, umfassend über die Verwendung und den Schutz Ihrer Daten informiert werden müssen. Die Praxis muss ausserdem jederzeit den Nachweis zur  Information und Einwilligung des Tierhalters erbringen können, wenn sie seine Daten verwenden möchte.

Was ist mit den Daten der Tierhalter die bereits in Software-Systemen wie easyvet, Vetera und Co. eingetragen sind? Die nach bisherigem (deutschen) Datenschutzrecht wirksamen Einwilligungen sind nicht automatisch unwirksam. Voraussetzung ist allerdings, dass die „Art der bereits erteilten Einwilligung“ (so wörtlich ErwGr 171, Satz 3 DSGVO) den Bedingungen der Datenschutz-Grundverordnung entspricht.

Liegt diese Voraussetzung nicht vor (was fast immer der Fall ist), muss die Einwilligung unter Beachtung der Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung neu eingeholt werden.

 

Die Bedeutung der „Neukundenformulare“ für die Tierarztpraxis

 

Meist werden in der Kleintierpraxis zur Erhebung der Tierhalter-Daten (Name, Adresse, Telefonnummer, etc.) und der Informationen zum Tier sogenannte „Neukunden-„ oder Anmeldeformulare“ verwendet.

Nicht selten wurden diese selbst, z.B. in Word erstellt und sehen daher – je nach Anspruch – unterschiedlich professionell aus. Dabei ist das Anmeldeformular das, was neue Kunden einer Praxis zum ersten Mal „in die Finger“ bekommen.

Hier entsteht – bewusst oder unbewusst – der wichtige erste Eindruck zur Professionalität einer Tierarztpraxis. Somit sind gut gestaltete Neukundenformulare ein wichtiger Aspekt für die Positionierung und das Marketing der Praxis.

 

 

Ein Job für die Anmeldung – Kundendaten neu erfassen

Damit die Daten sauber verwendet werden dürfen, ist es wichtig ab sofort ausschließlich DSGVO-konforme Neukundenformulare zu verwenden.

Da für vorhandene Kundendaten bisher keine Einwilligung vorliegen dürfte, die den Anforderungen der DSGVO entspricht und wenn die Möglichkeit fehlt dies nachzuweisen gilt selbst für langjährige Kunden: „Bitte dieses Formular einmal ausfüllen“.

Als Berater für das veterinärmedizinische Praxismanagement bin ich in den vergangenen Wochen immer wieder gefragt worden: „Herr Witte, woher bekomme ich denn Formulare die DSGVO-konform sind?“ Die Erstellung war recht komplex und damit allen Anforderungen richtig umgesetzt werden konnten braucht es neben einem Fachanwalt und einer gut gestalteten  Vorderseite, zusätzlich eine prall gefüllte Rückseite.

Mitarbeiterinnen am Empfang werden regelmäßig mit der Aussage „Ach zahlen muss ich jetzt sofort?“ konfrontiert. Daher wurde in der Variante für Praxen die nicht mit einer Verrechnungsstelle arbeiten, zusätzlich der Hinweis aufgenommen, dass der Bezug von Leistungen und Produkten sofort beglichen werden muss.

MERKEN: Daher ab sofort ausschließlich DSGVO-konforme Neukundenformulare – und zwar nicht nur bei neuen Kunden, sondern auch bei jedem Besuch von bestehenden Kunden der Praxis – verwenden! Entsprechende Formulare können hier online bestellt werden.

 

– Ziel ist es, bei allen Kunden den Nachweis einer DSGVO-konformen Erhebung und Information dokumentieren zu können. Dazu können die Formulare auf klassischem Wege (Ordner mit A bis Z Sortierung) archiviert werden. Alternativ empfehle ich die vom Kunden ausgefüllten und unterschrieben Formulare (zweiseitig) einzuscannen und dem jeweiligen Kunden in der Praxissoftware zuzuordnen. So kann der geforderte Nachweis jederzeit erbracht werden.

 

In den nächsten Monaten wird – durch die Maßnahmen zur Umsetzung der DSGVO – die Anmeldung, als zentraler Punkt zur Kommunikation in der Tierarztpraxis, zusätzlich belastet. Dies gilt es bei der Besetzung und Planung der Abläufe zu berücksichtigen und im Gespräch mit dem Praxisinhaber zu planen.

Der positive Aspekt durch die erforderliche Neuerfassung aller Daten: Der Datenbestand der Praxissoftware wird einmal komplett aktualisiert, denn Adress- und Kontaktdaten der Tierhalter sind längst nicht immer aktuell. Durch die meist starke Auslastung der Mitarbeiterinnen am Empfang fehlt für den Abgleich oft die Zeit, oder die regelmäßige Überprüfung wird in der Eile vergessen.

Für Praxisinhaber gilt: Die konforme Erfassung personenbezogener Daten ist ein sehr wichtiger Baustein bei der Umsetzung der DSGVO-Anforderungen. Damit alleine ist es allerdings nicht getan, denn es gibt umfassende Anforderungen in vielen Bereichen. Hier gilt: Informationen zu dem Thema sammeln und mit der Erstellung eines eigenen Vorgangsverzeichnisses für die Praxis beginnen.

Veränderungsfähigkeit als neue veterinärmedizinische Kompetenz

Die Umsetzung der DSGVO bedeutet für das Praxisteam – je nach Struktur – eine echte Herausforderung. Jede Minute, die Praxisinhaber nicht am Tier verbringen können, verringert zusätzlich den Anteil der Zeit, die Kunden in Rechnung gestellt werden kann und damit den Umsatz der Praxis. Ein weiterer Anlass die Preise für Leistungen zu prüfen.

 

Die veterinärmedizinische Landschaft verändert sich rasant. Daher ist es keine Frage, ob Praxen sich anpassen müssen. Die Frage ist, ob sie schnell genug sein werden.

Hold on – be strong!

Raphael Witte

 

Alle Angaben und Empfehlungen erfolgen nach umfassender Recherche und bestem Wissen und Gewissen, aber stets ohne Gewähr. Alle Informationen über die DSGVO und ihre Anwendung in Deutschland unter: https://dsgvo-gesetz.de/.

 

Über den Autor

Raphael Witte ist seit 18 Jahren in der Veterinärbranche tätig. Als Veterinary Business Consultant und Inhaber von Ruhmservice Consulting (www.ruhmservice.de) unterstützt und begleitet er tierärztliche Praxen und Kliniken bei der strategischen Entwicklung ihres Unternehmens mit konkreten und sofort umzusetzenden Maßnahmen.

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