Software zur Erleichterung der Planung und Dokumentation in der tierärztlichen Praxis

Die Dokumentation der Arbeitszeiten von Mitarbeitern/innen und die Erstellung von Dienstplänen mit Hilfe von MS Excel ist für Praxisinhaber/innen mit viel Verwaltungs- und Zeitaufwand verbunden.

Um die Personal- und Dienstplanung sowie die Dokumentation zu vereinfachen und sich dabei „Zeit und Nerven zu sparen“ (Papershift), wird unterschiedliche Praxis-Software angeboten. Zwei dieser PC-gesteuerten Systeme wollen wir heute vorstellen: „X-Plan“ und „Papershift“. Sie wurden uns von Tierärzten empfohlen und können gerade in größeren tierärztlichen Praxen und Kliniken mit flexiblen Arbeitszeitmodellen den Arbeitsalltag enorm erleichtern.

Mit Hilfe dieser Computerprogramme lassen sich nicht nur Personaleinsatz- und Dienstpläne automatisch erstellen, sondern u.a. auch Bereitschaftsdienste und Urlaube planen, der Lohn berechnen und die Arbeitszeit der Mitarbeiter erfassen. Auf die wichtigsten Merkmale wollen wir etwas näher eingehen:

1. Erstellung von Dienst- und Schichtplänen

Die Praxis-Software ermöglicht eine schnelle, einfache und übersichtliche  Erstellung von Dienst- und Schichtplänen. Dabei werden u.a. individuelle Wünsche der Mitarbeiter, Qualifikationen, maximale Wochenarbeitszeit und maximale Zahl der aufeinanderfolgenden Dienste berücksichtigt und automatisch ergänzt. Eine manuelle Korrektur ist jederzeit möglich.

Regelmäßig wiederholende Folgen von Diensten und freien Tagen können in Schichtzyklen zusammengefasst werden, die dann im Monatsplan vorbelegt, jedoch jederzeit überschrieben werden können.

Mitarbeiter bekommen einen eigenen Zugang für die Dienstpläne und können Wunschdienste, Urlaubsanfragen, Verfügbarkeiten und Abwesenheiten online eintragen, die dann vom Arbeitgeber bestätigt oder abgelehnt werden.

Die Dienstpläne lassen sich als Email versenden, ins Intranet oder Internet hochladen oder nach MS-Excel exportieren. Die Software ermöglicht somit einen elektronischen Datenaustausch zwischen Dienstplanern und Mitarbeitern. Dadurch entfallen das Ausdrucken von Plänen und die Abgabe von Wunschlisten und Zetteln mit Istzeiten auf Papier.

Weitere Vorteile für den Arbeitgeber:

• automatische und damit schnelle Erstellung von Dienstplänen
• einfacher Zugriff und bequeme Verwaltung der Pläne online
• schnelle Änderung möglich bei Abwesenheiten (z.B. Erkrankung eines Mitarbeiters) mit der Möglichkeit, schnell einen geeigneten Ersatz zu finden und Dienste zu verschieben
• vereinfachte Zu- oder Absage von Urlaubsanfragen oder anderen Abwesenheitsanträgen

Vorteile für die Mitarbeiter:

• jederzeit und von überall Einsicht in den aktuellen (und vergangenen) Dienstplan möglich mit Übersicht über monatliche Sollstunden, freie Tage und Abwesenheiten
• faire Dienstplanung durch Berücksichtigung der eigenen (Urlaubs- und Dienst-) Wünsche
• gerechte Verteilung von Schicht- und Bereitschaftsdiensten (nachts und an Wochenenden) auf alle Mitarbeiter

2. Zeiterfassung

Die Arbeitszeit, die ein Mitarbeiter ansammelt, wird automatisch von der entsprechenden Software erfasst und auf ein Arbeitszeitkonto verbucht. Dies ist die Grundlage zur Auswertung und Verwaltung der geleisteten Arbeitsstunden und ermöglicht die Darstellung von geplanten Diensten und Istzeiten.

Folgende Möglichkeiten stehen für die Zeiterfassung zur Verfügung:

• Digitale Stempeluhr am PC: Mitarbeiter tragen sich zu Arbeitsbeginn manuell ein und bei Arbeitsende wieder aus.
• Buchungsterminal mit Transponderleser (berührungslos oder Fingerprint)

Die Mitarbeiter können die Arbeitszeiten online einsehen und bei einer Abweichung nachträglich selbst korrigieren. Nach einer Bestätigung der Zeiterfassung durch den Arbeitgeber ist keine Korrektur mehr möglich.

Vorteile der genauen Erfassung der Arbeitszeit:

• • Für den Arbeitgeber: Kontrolle der Anwesenheit und Ankunftszeit der Mitarbeiter möglich.
  • Für den Arbeitnehmer: Durch die Überwachung von Vorgaben und Grenzwerten (bezüglich Tages- und Wochenarbeitszeit, Anzahl der Nachtdienste,…), werden Mehrarbeit und maximale Arbeitszeit erkannt. Dies ist die Grundlage einer fairen Entlohung der tatsächlichen Arbeitszeit.

Beide genannten Computerprogramme können vor dem Kauf kostenlos getestet werden.

Weitere Informationen finden Sie unter www.xplan-software.eu und www.papershift.com/produkt.

Über die Autorin:
Tonia Olson hat 2005 ihr Veterinärmedizin-Studium in München abgeschlossen. Bei ihrem anschließenden mehrjährigen Aufenthalt in Skandinavien war sie u.a. in einer städtischen Gemischtpraxis tätig. Nach der Elternzeit arbeitet sie nun in einer Kleintierpraxis in der Nähe von München. Sie ist verheiratet, hat zwei Kinder, eine Katze und einen Hund.